MS – Microsoft Excel

MS – Microsoft Excel

MS Excel, जिसका पूरा नाम ‘Microsoft Excel’ है तथा इसे ‘Excel’ के नाम से भी जानते है, एक Spread Sheet Program है, जो आंकडों को Tabular format में open, create, edit, formatting, calculate, share एवं print आदि करने का कार्य करता है. MS Excel को Microsoft द्वारा विकसित किया गया है, MS Excel Microsoft Office का एक भाग है.

MS Excel की विंडो को कई भागों में बाँटा गया है.

1. Office Button

Office Button MS Excel का एक प्रमुख भाग है. यह बटन menu bar में होता है. इस बटन में MS Excel में बनने वाली फाईल या स्प्रेडशीट के लिए कई विकल्प होते है.

Office Button ने File Menu की जगह ली है. Office में पहले File Menu होती थी, जिसे अब Office Button से Replace कर दिया गया है. इसमे भी आपको File Menu की तरह ही New, Open, Save, Save As आदि Commands मिलेंगे.

Office Button की Commands और उनका उपयोग

New

Office Button की New Command का उपयोग एक New Document ( MS Word में ) Spreadsheet ( MS Excel में ) Presentation ( MS PowerPoint में ) Open करने के लिए किया जाता है. जब आप New पर क्लिक करेंगे तो आपके सामने एक नया Office Document/Spreadsheet/Presentation खुलकर सामने आ जाता है. जिसमे आप अपना कार्य कर सकते है. New Command की Keyboard Shortcut Ctrl+Nहै.

Open

Open Command का उपयोग Office में पहले से तैयार Document ( MS Word में ) Spreadsheet ( MS Excel में ) Presentation ( MS PowerPoint में ) को देखने के लिए किया जाता है. आप सिर्फ Office Documents को ही नही, इसके अलाव आप Notepadऔर WordPad की कुछ Files को भी Open कर सकते है. आप Open Command को इसकी Keyboard Shortcut Ctrl+O से भी उपयोग कर सकते है.
इसे भी पढें: Office Document को कैसे Open करते है?

Save

इसकी Keyboard Shortcut Ctrl+S है. Save Command का उपयोग Office Documents को Save करने के लिए किया जाता है.

Save as

Save as Command के द्वारा आप पहले से Save Office Document को किसी अन्य File Name या Document Format में Save कर सकते है.

Print

Print Command के द्वारा आप तैयार Office Document को Print कर सकते है. इसके अलावा आप Print करने से पहले Office Document को Print Preview के जरीए देख सकते है. अगर आपको कोई कमी लगे तो उसे आप Print करने से पह्ले ही ठीक कर सकते है. आप Office Document को Keyboard Shortcut Ctrl+P से भी Print कर सकते है.

Prepare

Prepare Command के द्वारा आप Office Document ( MS Word में ) Spreadsheet ( MS Excel में ) Presentation ( MS PowerPoint में ) की Properties (Title, Author Name, Subject आदि) देख तथा Edit कर सकते है. इनमें Password Set कर सुरक्षित कर सकते है. यदि आपके पास Digital Signature है, तो उसे आप यहाँ से Document/Spreadsheet/Presentation में Add कर सकते है. इसके अलावा Office के पूराने Versions के साथ Document/Spreadsheet/Presentation की Compatibility Check कर सकते है.

Send

आप Office Document ( MS Word में ) Spreadsheet ( MS Excel में ) Presentation ( MS PowerPoint में ) को इस Command के द्वारा E-mailMessage, E-mail Attachment, तथा Fax के रूप में भेज सकते है.

Publish

इस Command का उपयोग Office Document ( MS Word में ) Spreadsheet ( MS Excel में ) Presentation ( MS PowerPoint में ) को Office Programs से ही Direct Publish करने के लिए किया जाता है.

Close

Close Command के द्वारा आप Document ( MS Word में ) Spreadsheet ( MS Excel में ) Presentation ( MS PowerPoint में ) को बंद कर सकते है. जब आप इस Command पर क्लिक करते है तो Office Programs बंद नही होते है, बल्कि उनमे Open Current Document बंद हो जाता है.

इनके अलावा Office Button Menu में दो और Commands होती है. जिन्हें आप Office Button में सबसे नीचें दांए तरफ देख सकते है. इनमें पहली Command Options की होती है. जो Word में Word Options, Excel में Excel Options, PowerPoint में PowerPoint Options के नाम से दिया होता है. इसमें प्रत्येक प्रोग्राम्स से संबंधित कई विकल्प दिए होते है.

और दूसरी Command Exit होती है. इस Command के द्वारा आप Current Open Office Programs से बाहर आ जाते है. और वह प्रोग्राम बंद हो जाता है. यह Command Options Command के बिल्कुल बगल में होती है

2. Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar MS Excel का एक विशेष भाग है. यह टूलबार Title bar में होता है. इसे हम शॉर्टकट की तरह उपयोग मे लेते है. इस टूलबार में अधिकतर काम आने वाली commands को add कर दिया जाता है और वे इसमे जुड जाती है. Quick Access Toolbar की सहायता से MS Excel में कार्य थोडी speed से हो पाता है.

Quick Access Toolbar और इसका उपयोग

Quick Access Toolbar को Microsoft के विभिन्न Text Editor Programs में दिया गया है. इसका मुख्य उद्देश्य बार-बार इस्तेमाल होने वाली Commands और Buttons को एक जगह पर Store करना है. Quick Access Toolbar में Add Commands Tab से अलग कार्य करती है. उनका किसी Tab से कोई संबंध नही होता है.  आप इसे Notepad को छोडकर Microsoft Office के MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, WordPadऔर MS Paint में देख सकते है.

Quick Access Toolbar एक Shortcut तस्तरी के रूप में कार्य करती है. जिसमें आप के लिए अधिकतर काम आने वाली Commands होती है. Quick Access Toolbar में कुछ Common Commands जैसे Save, New, Cut, Copy, Undo, Redo, Print आदि को Add कर दिया जाता है. जिससे आप इन्हे Manual तरीके से Use करने के बजाए Quick Access Toolbar से ही एक क्लिक में Use कर सकते है.

आप जिन Commands का उपयोग सबसे अधिक इस्तेमाल करते है. उनको आप Quick Access Toolbar में Add कर तेजी से अपना कार्य कर सकते है. इससे आप बार-बार Manual तरीके से Commands को खोजने से बच जाते है. आप सिर्फ Commands ही नही. इसके अलावा Tabs, Buttons को भी Quick Access Toolbar में Add कर सकते है.

Quick Access Toolbar को Customize भी किया जा सकता है. आप किसी भी Command को Quick Access Toolbar में Add कर सकते है. इसका मतलब यह है कि जिस Command को आप उपयोग करना चाहते है, उसे Quick Access Toolbar में Add कर दीजिए. और जिस Command का आपको इस्तेमाल नही करना है, उसे आप Toolbar से Remove भी कर सकते है.

Customizing Quick Access Toolbar

Adding Commands और Buttons

Quick Access Toolbar में कोई भी Command और Button को Add करने के लिए आपको एक सामान्य सी प्रक्रिया करनी होती है. इसके लिए आप जिस भी Command या Button को Add करना चाहते है, उसके ऊपर Right Click कीजिए. इसके बाद Add to Quick Access Toolbar पर क्लिक कीजिए. और वह Command या Button विशेष Quick Access Toolbar में Add हो जाएगा.

Removing Commands और Buttons

इसके उल्ट आप Quick Access Toolbar से Buttons को Remove भी कर सकते है. इसके लिए आपको ऊपर बताई गई प्रक्रिया के विपरीत करना है. आप Quick Access Toolbar से जिस भी Button या Command को Remove करना चाहते है, उसके ऊपर Right Click कीजिए. इसके बाद Remove from Quick Access Toolbar पर क्लिक कीजिए. और वह Command या Button विशेष Quick Access Toolbar से Remove हो जाएगा.

3. Title bar

Title bar MS Excel विंडो का सबसे ऊपरी भाग है. इस बार पर MS Excel मे बनाई गई फाईल के नाम को दिखाया जाता है. जब तक फाईल को रक्षित (save) नही किया जाएगा फाईल का नाम नही दिखाया जाता है और वहां “Book1” लिखा होता है. जैसे ही हम फाईल को किसी नाम से रक्षित (save) करते है तब “Book1” के स्थान पर फाईल नाम दिखाया जाता है. Title Bar के दांये कोने में तीन बटन होते है. इन तीन बटन में पहला बटन “Minimize” होता है जिस पर क्लिक करने से Open Program Task Bar में आ जाता है. दूसरा बटन “Maximize or Restore down” होता है. यह बटन विंडो की width को कम या ज्यादा करने का कार्य करता है. और तीसरा बटन “Close Button” है जो प्रोग्राम को बंद करने का कार्य करता है.

4. Ribbon

Ribbon MS Excel विंडो का एक और भाग है. यह Menu Bar से नीचे होता है.

5. Menu Bar

Menu Bar MS Excel में टाईटल बार के नीचे होती है. इसे Tab Bar भी बोल सकते है, क्योंकि इन्हें अब टेब ही बोला जाता है. Menu Bar में कई विकल्प होते है और प्रत्येक की अपनी Ribbon होती है.

6. Name Box

Name Box MS Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में एक बॉक्स होता है. इस बॉक्स में Sheet Cell के नाम को दिखाया जाता है एवं हम इसमें cell का नाम डालकर उसे खोज भी सकते है.

7. Formula bar

Formula Bar MS Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में Name Box के बगल में होती है. इस बार में MS Excel Formulas को लिखा जाता है.

8. Status Bar

Status bar MS Excel में text area के बिल्कुल नीचे होती है. इस बार में “Zoom Level” नामक टूल होता है, जिसकी सहायता से Sheet को Zoom in तथा Zoom out किया जा सकता है. इसके अलावा भी बहुत से टूल इस बार में होते है, जैसे; Language, Word Count, Page Number आदि.

9. Scroll Bar

Scroll Bar MS Excel में दांये तरफ लम्बवत (vertically) तथा नीचे आडी (horizontally) बार होती है, जो Sheet को ऊपर-नीचे एवं दांये-बांये सरकाने का कार्य करती है.

10. Text Area

Text Area MS Excel का सबसे मह्त्वपूर्ण भाग है. और यह MS Excel विंडो का सबसे बडा तथा मध्य भाग होता है. Text area को MS Excel में Sheet बोला जाता है. इसी क्षेत्र मे text को लिखा जाता है.